No calendário corporativo, o primeiro quadrimestre encerra com uma obrigação vital e, por vezes, negligenciada: a Aprovação de Contas dos Administradores das Sociedades. Prevista nos artigos 1.078 da Lei n.º 10.406/2002 (Código Civil) e 132 da Lei n.º 6.404/1976 (Lei das Sociedades por Ações),

essa obrigação se aplica a todas as sociedades, independentemente do porte ou modelo societário, e é responsável por conferir quitação formal aos administradores pelos atos praticados no exercício anterior.

Esse cenário de ausência de punição imediata acaba fazendo com que muitos empresários deixem de dar a atenção devida ao assunto. Mas é preciso dizer que, para além da transparência corporativa, que demanda, entre outros aspectos, uma correta escrituração contábil, existem muitas situações nas quais a aprovação de contas e o subsequente arquivamento na Junta Comercial serão medidas importantíssimas para a empresa.

Qual o prazo?

A Assembleia Geral Ordinária (AGO) ou a Reunião de Sócios para aprovação das contas deve ocorrer, obrigatoriamente, até o quarto mês após o encerramento do exercício social. Para a ampla maioria das empresas, cujo exercício coincide com o ano civil, o prazo limite é 30 de abril de 2026, incluindo a realização do ato e o subsequente protocolo na Junta Comercial.

Por que a aprovação é indispensável?

• Exoneração de Responsabilidade: Sem aprovação formal, o administrador permanece exposto a questionamentos sobre sua gestão por tempo indeterminado. A aprovação regular exonera o gestor, salvo em casos de erro, dolo ou fraude;
• Restrições Bancárias e de Crédito: Instituições financeiras exigem a ata de aprovação de contas arquivada para renovação de ratings e linhas de crédito; e
• Barreiras em Licitações e M&A: A regularidade documental, incluindo as demonstrações financeiras devidamente registradas é condição indispensável para participar de licitações, auditorias e processos de fusões e aquisições.

Quais são as obrigações para Sociedades Anônimas?

As Sociedades Anônimas (S.A.) devem publicar suas demonstrações financeiras antes da assembleia em jornal de grande circulação com comparação dos dados do exercício social anterior das informações:

• informações ou valores globais relativos a cada grupo;
• respectiva classificação de contas ou registros; e
• extrato das informações relevantes contempladas nas notas explicativas e nos pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal, se houver.

Exceções:

• Companhias fechadas com receita bruta anual de até R$ 78 mi: Podem realizar as publicações, de forma integral, através da Central de Balanços do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED; e
• Companhias fechadas com patrimônio líquido, na data do balanço, abaixo de R$ 2 mi: Estão dispensadas de elaborar e publicar da demonstração dos fluxos de caixa.

E para as Sociedades Limitadas?

• Empresas de qualquer porte sob o regime de Sociedades Limitadas (LTDA) e as cooperativas estão dispensadas de anexar demonstrações contábeis à ata da reunião ou assembleia; e
• ME e EPP estão dispensadas de arquivar as demonstrações contábeis, bem como da própria realização de reunião ou assembleia de sócios para esse fim.

Existe regra para assinatura dos documentos?

Mudanças no registro do balanço patrimonial nas Juntas Comerciais

O Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI) editou a Instrução Normativa nº 1/2024, objetivando, entre outras medidas, os seguintes itens:

• Não compete à Junta Comercial verificar os lançamentos ou forma referente à composição das escriturações contábeis;
• No arquivamento do balanço não é obrigatório que constem todas as demonstrações contábeis, devendo ser arquivado o documento apresentado;
• A Junta Comercial analisará somente as formalidades legais e extrínsecas, restringindo-se à verificação das informações cadastrais, como: nome empresarial, número do CNPJ, etc; e
• Ocorrendo o arquivamento do balanço, é possível requerer a rerratificação, desde que ocorram exclusivamente vícios sanáveis, decorrentes de erros materiais e/ou procedimentais que possam ser retificados ou convalidados – desde que não firam a essência do documento, não acarretem lesão ao interesse público, prejuízo a terceiros ou insegurança quanto às informações prestadas pelas Juntas Comerciais.

A aprovação tempestiva das contas — aliada à adequada escrituração e arquivamento — fortalece a governança e reduz riscos em momentos de auditoria, captação de recursos, licitações ou reestruturações.

A PLBrasil Paralegal auxilia empresas na condução de todo esse processo de registro das atas nas Juntas Comerciais.