Por José Junior e Sócrates Felix

Com a aproximação do fim do período de apuração e aprovação das contas dos administradores das sociedades, ainda remanescem dúvidas sobre vários aspectos relacionados ao tema. É obrigatório? Existem penalidades? O que precisa ser registrado? Quais as consequências para quem não realiza?

É importante, então, começar dizendo que a aprovação de contas é uma obrigação legal prevista nos artigos 1.078 da Lei n.º 10.406/2002 (Código Civil) e 132 da Lei n.º 6.404/1976 (Lei das Sociedades por Ações), aplicável a todas as sociedades, independentemente do porte ou tipo. Não há, porém, com exceção das penalidades decorrentes de eventuais ações de fiscalização da Comissão de Valores Mobiliários (CVM), quando cabíveis, qualquer multa aplicável às empresas que deixam de cumprir a formalidade.

Esse cenário de ausência de punição imediata acaba fazendo com que muitos empresários deixem de dar a atenção devida ao assunto. Mas é preciso dizer que, para além da transparência corporativa, que demanda, entre outros aspectos, uma correta escrituração contábil, existem muitas situações nas quais a aprovação de contas e o subsequente arquivamento na Junta Comercial serão medidas importantíssimas para a empresa.

Quem está obrigado a arquivar em Junta Comercial?

As sociedades limitadas de qualquer porte e as cooperativas estão dispensadas de apresentarem suas demonstrações contábeis em anexo à ata da reunião ou assembleia pela qual aprovam as contas dos administradores. As microempresas e empresas de pequeno porte, além disso, estão dispensadas de arquivar as demonstrações contábeis, bem como da própria realização de reunião ou assembleia de sócios para esse fim.

Por outro lado, as sociedades anônimas são obrigadas a arquivar suas demonstrações financeiras na Junta Comercial, observando alguns pontos importantes previstos no artigo 176 da Lei 6404/76:

  • As demonstrações financeiras podem ser publicadas em jornal de grande circulação de forma resumida, devendo, porém, indicar, em comparação com os dados do exercício social anterior, (i) as informações ou valores globais relativos a cada grupo; (ii) a respectiva classificação de contas ou registros; (iii) extrato das informações relevantes contempladas nas notas explicativas e nos pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal, se houver.
  • A companhia fechada com patrimônio líquido, na data do balanço, inferior a R$ 2.000.000,00 (dois milhões de reais) não será obrigada à elaboração e publicação da demonstração dos fluxos de caixa.
  • A companhia fechada cuja receita bruta anual não ultrapasse o montante de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) poderá optar por efetuar todas as publicações ordenadas pela Lei n. 6.404/1976, de forma integral, através da Central de Balanços do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED.

As demonstrações financeiras, sublinhe-se, devem ser assinadas por contador (devidamente identificado, incluído o número de registro no órgão de classe) e pela diretoria para serem submetidas ao registro na Junta Comercial.

Por sua vez, a Ata de Assembleia Geral por meio da qual os acionistas aprovam as contas dos administradores deve observar um dos procedimentos abaixo:

  • Se por edital: citar o jornal de grande circulação em que foi publicado. A menção, ainda, das datas e dos números das folhas das publicações dispensará a apresentação das mesmas à Junta Comercial, quer seja acompanhando a ata, quer seja para anotação.

  • Se eletrônica: a companhia fechada que tiver receita bruta anual de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) deverá citar o sítio eletrônico/sistema (Central de Balanços do SPED) em que foi publicado.

Consequências de irregularidades na escrituração financeira

O não cumprimento das regras relacionadas às demonstrações contábeis pode acarretar sérios problemas para as sociedades, que vão desde a falta de transparência até consideráveis prejuízos financeiros.

A participação em processos de aquisição, fusão, venda, recuperação judicial, falência ou licitação, entre outros, por exemplo, exige que a empresa mantenha uma rigorosa regularização documental. E a parte financeira é peça fundamental nesse contexto.

Além disso, a captação de recursos no sistema financeiro e a obtenção de benefícios fiscais também demanda que as obrigações contábeis estejam absolutamente em dia e devidamente formalizadas junto aos órgãos de registro.

Mudanças no registro do balanço patrimonial nas Juntas Comerciais

Buscando modernizar e simplificar o processo, o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI) editou, recentemente, a Instrução Normativa nº 1/2024, objetivando, entre outras medidas, o aprimoramento do registro de balanço patrimonial das sociedades nas Juntas Comerciais. Entre as principais mudanças relacionadas aos registros contábeis (encontradas nos artigos 10-B e 10-C), pode-se enumerar:

  • Não compete à Junta Comercial verificar os lançamentos ou forma referente à composição das escriturações contábeis;

  • No arquivamento do balanço não é obrigatório que constem todas as demonstrações contábeis, devendo ser arquivado o documento apresentado;
  • A Junta Comercial analisará somente as formalidades legais e extrínsecas, restringindo-se à verificação das informações cadastrais, como: nome empresarial, número do CNPJ, etc;
  • Ocorrendo o arquivamento do balanço, é possível requerer a rerratificação, desde que ocorram exclusivamente vícios sanáveis, decorrentes de erros materiais e/ou procedimentais que possam ser retificados ou convalidados – desde que não firam a essência do documento, não acarretem lesão ao interesse público, prejuízo a terceiros ou insegurança quanto às informações prestadas pelas Juntas Comerciais.

Esses vícios sanáveis podem ser:

  • Informações cadastrais lançadas no documento, como: erro no nome empresarial e/ou do número do CNPJ – desde que tais correções não alterem os lançamentos contábeis; ou

  • Falta de alguma página do balanço.

Qualquer alteração que implique alteração dos lançamentos contábeis não será aceita pela Junta Comercial.

Conclusão

Regularização financeira vai muito além de transparência corporativa e de fugir de punições. Manter as contas devidamente aprovadas, escrituradas e averbadas podem significar um diferencial em momentos de crise ou de oportunidades de crescimento.

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