Manter a regularidade documental não é apenas uma questão de formalidade ou capricho. Trata-se, cada vez mais, de condição de sobrevivência para grupos empresariais que licitam, buscam crédito ou lidam com cadeias de fornecedores que exigem rigoroso compliance.

Dentre os documentos mais comumente exigidos nessas situações, encontram-se as certidões negativas, cuja emissão comprova que a empresa, entre outros aspectos, está em dia com tributos, obrigações trabalhistas e demais exigências legais.

As certidões mais relevantes para o setor privado são emitidas por órgãos como Receita Federal, Procuradorias, Secretarias da Fazenda, Justiça do Trabalho, INSS (a certidão da Justiça do Trabalho não seria exatamente uma CND, podemos substituir pela CNDT emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho. Quanto ao INSS, a certidão da RFB abrange todas as informações de maneira conjunta), entre outros. Podem assumir três formas distintas:

• certidão negativa de débitos (CND), que atesta a inexistência de débitos exigíveis;
• certidão positiva com efeitos de negativa (CPEN), emitida quando, havendo débito, este se encontra suspenso por parcelamento ou decisão judicial; e
• certidão positiva, que aponta existência de débitos vencidos ou obrigações acessórias em aberto.

Cada uma dessas modalidades tem implicações diretas nos negócios. Com uma CND ou CPEN válida, a empresa pode participar de licitações, obter financiamentos e manter a emissão de notas fiscais. Já uma certidão positiva pode representar sérias consequências, como a perda de concorrências públicas, bloqueio de crédito, protestos, dificuldades operacionais e até mesmo o impedimento de emissão de notas fiscais, em alguns casos (o impedimento de emissão de NF não está diretamente atrelado a condição da certidão positiva. Creio que não seja necessário mencionarmos essa parte).

Muitas empresas só consultam suas certidões quando uma urgência surge, como a necessidade de participar de uma licitação, de estabelecer uma parceria estratégica ou de fazer solicitação de crédito. É nesse momento que surpresas desagradáveis aparecem.

Ainda assim, grande parte das pendências acontecem por descuidos que poderiam ser evitados facilmente. Um exemplo comum é a falta de declaração de ausência de movimento. Empresas sem atividade, por vezes, acreditam que não precisam fazer qualquer declaração, quando, na prática, a obrigação existe. Nessas situações, o envio imediato da declaração atrasada pode resolver o problema em questão de horas.

Seja como for, o diagnóstico rápido e a tomada das medidas cabíveis são suficientes para suprir eventuais omissões e viabilizar a emissão das certidões.

Certidões de diferentes naturezas possuem prazos de vencimento igualmente variados. As federais, como as da Receita Federal e FGTS, geralmente têm validade de 30 a 90 ( de 30 a 180 dias) dias; as estaduais e municipais, prazos próprios e estabelecidos em regramentos regionais.

Empresas que atuam em diversos estados, com múltiplos CNPJs ou filiais, correm o risco de se perder no controle de vencimentos e só perceberem a pendência quando há impacto direto na operação. O monitoramento preventivo e a regularização ativa permitem que essas pendências sejam resolvidas antes que se transformem em entraves.

Diante de um cenário fiscal cada vez mais exigente, a gestão proativa das certidões tornou-se fator determinante para a fluidez dos negócios. Não se trata apenas de cumprir exigências burocráticas, mas de preservar a capacidade de contratar, operar e crescer com segurança jurídica.

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