A existência formal de qualquer empresa está condicionada à manutenção de cadastros exigidos pelas diferentes instâncias da Administração Pública, cada qual com suas peculiaridades e utilidades. Nesse sentido, prefeituras, estados e Receita Federal operam arcabouços burocráticos próprios, estabelecendo múltiplas obrigações que precisam ser atendidas, sob pena de, em alguns casos, inviabilizar que determinado empreendimento opere de maneira regular.

Você sabe quais obrigações sua empresa deve atender?

É muito fácil se perder em meio à complexa burocracia brasileira, com seus inúmeros regulamentos nem sempre convergentes ou intuitivos. Por isso, é preciso, antes de qualquer coisa, conhecer as obrigações e os riscos de não manter em dia os cadastros junto a Prefeitura, Estado e Receita Federal.

Começando pelo básico

Cadastrar-se junto à Prefeitura, obtendo-se uma Inscrição Municipal (IM) é um dos primeiros passos para a constituição e operação de uma empresa no Brasil. Trata-se de providência necessária não só para a obtenção de um alvará de funcionamento, mas também para que seja possível cumprir obrigações tributárias, emitir notas fiscais, enquadrar-se no SIMPLES nacional, entre outros aspectos.

Se a empresa tiver em seu objeto a comercialização de produtos, será necessário, também, fazer Inscrição Estadual (IE). Trata-se de medida indispensável para que o ICMS seja recolhido, bem como para que seja possível a emissão de notas fiscais. Obrigação que se aplica independentemente do tamanho do empreendimento, atingindo desde microempreendedores individuais (MEI's) até gigantescas sociedades anônimas.

Por fim, o ciclo de formalização básica de uma empresa passa pela inscrição junto ao CNPJ da Receita Federal, que serve como uma espécie de certidão de nascimento, contemplando dados como número de inscrição, data de abertura, razão social, nome fantasia, porte, CNAEs primários e secundários, dados de endereço, entre outros. Através do CNPJ, além da viabilização do pagamento de impostos, outras atividades operacionais, é possível, por meio de consulta pública disponível a qualquer pessoa, verificar a situação cadastral da empresa, que pode estar ativa, suspensa, inapta, baixada ou nula.

Meus cadastros estão desatualizados. Quais os riscos?

Para muito além das obrigações básicas inerentes ao processo de constituição de uma empresa, é preciso constante vigilância para que todos os cadastros sejam mantidos atualizados durante sua vida operacional. Alterações de endereço, de capital social, de sócios ou da atividade econômica, entre outros, precisam ser formalizadas o quanto antes perante as diversas instâncias. Do contrário, muitas dificuldades podem ser enfrentadas, que vão desde simples entraves burocráticos até a aplicação de pesadas multas.

A desatualização de cadastro pode, por exemplo, complicar a obtenção e a renovação de alvarás de funcionamento, de licenças ambientais e sanitárias e de certidões negativas, de modo geral. Também pode inviabilizar o cumprimento de obrigações fiscais, gerando um "efeito bola de neve" que poderá redundar na aplicação de multas e de outras penalidades.

A participação em processos licitatórios e a obtenção de recursos perante o sistema financeiro, é bom ressaltar, são momentos nos quais a regularidade cadastral da empresa será submetida a escrutínio detalhado. Nessas situações, pequenas incongruências podem ser a diferença entre o sucesso e fracasso. Circunstâncias que podem ser evitadas através de uma gestão cadastral eficiente e atenta a todos os aspectos envolvidos.

A PLBrasil Paralegal oferece a seus clientes, através de plataforma própria, um HUB de documentos, onde todos os documentos societários e o histórico ficam concentrados e permanentemente disponíveis. Além disso, dispõe de profissionais qualificados e equipes treinadas para fornecer todo o suporte quanto a qualquer tipo de registro necessário à constituição e funcionamento da sua empresa, incluindo a solução de problemas gerados por desatualização cadastral.