A Deliberação estabelece que, para atos de constituição, alteração, extinção de empresas e atas, o documento principal deve ser assinado com assinatura eletrônica qualificada, ou seja, com certificado digital emitido no padrão ICP-Brasil. Também são aceitas, nesses casos, assinaturas realizadas diretamente na plataforma da JUCERJA ou via login gov.br.

Já os documentos anexos ao documento principal, como procurações, declarações e comprovantes, podem ser assinados com assinatura física, assinatura qualificada ou assinatura avançada, modalidade que garante autenticidade e integridade sem, necessariamente, utilizar certificados da ICP-Brasil. Exemplos: Clicksign, DocuSign, ZapSign, Autentique.

Há, ainda, uma exceção expressa para assinantes estrangeiros residentes e domiciliados no exterior. Quando não possuírem certificado compatível, será aceita a assinatura eletrônica avançada, desde que esteja em conformidade com as demais exigências de autenticidade.

A diferenciação entre os tipos de assinatura se alinha ao disposto na Lei nº 14.063/2020, mas impõe critérios mais rigorosos que os previstos no §2º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que permite o uso de outras formas de comprovação de autoria desde que aceitas pelas partes.

Nos protocolos exclusivamente digitais, a JUCERJA passou a exigir, como regra, a declaração de autenticidade das assinaturas eletrônicas. Essa exigência é dispensada quando todos os documentos do protocolo forem assinados com assinatura qualificada ou via gov.br/JUCERJA.

Já nos protocolos híbridos, a declaração deve ser apresentada obrigatoriamente e assinada por advogado, contador ou técnico em contabilidade, em documento separado.

A ausência ou inadequação dessa declaração pode impedir o arquivamento, mesmo que os demais documentos estejam corretos.

Outro ponto que tem travado muitos processos é o limite técnico de digitalização dos documentos. Todos os arquivos enviados em PDF devem ter, no máximo, 300 DPI de resolução. Arquivos com imagens, logotipos ou cabeçalhos acima desse limite, mesmo que gerados diretamente de editores de texto como o Word, serão barrados pelo sistema.

A JUCERJA recomenda, inclusive, digitalização a 200 DPI, como forma de prevenir erros técnicos e garantir que o processo siga seu fluxo normal.

A Deliberação nº 168/2025 foi publicada em 31 de março de 2025, com prazo de 60 dias para entrada em vigor. A partir desse marco, os critérios passaram a ser exigidos integralmente pela JUCERJA. Isso significa que documentos enviados fora do padrão, com assinaturas incompatíveis ou DPI superior ao permitido, serão impedidos de prosseguir com o protocolo.

Diante desse novo cenário, é essencial compreender as exigências específicas da Junta Comercial do Estado do Rio de Janeiro e preparar os documentos desde a origem com atenção aos critérios de forma, assinatura e digitalização. O desconhecimento desses detalhes tem gerado retrabalho, indeferimentos e atrasos na legalização de atos societários relevantes.

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