ECD: O Que é, Quem Deve Entregar e Como Cumprir a Escrituração Contábil Digital

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma obrigação acessória que integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e representa um importante marco no processo de modernização fiscal do país. Regulada pela Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021 , a ECD foi concebida para substituir a escrituração até então feita em papel, por arquivos digitais, através de um procedimento digitalizado.

Com a implementação da ECD, os tradicionais livros contábeis impressos, antes assinados manualmente pelo contador, foram substituídos por arquivos digitais, assinados de forma eletrônica. Além de atender às exigências da Receita Federal, a ECD proporciona benefícios significativos, como mais agilidade nos processos, maior precisão nas informações e melhor controle da gestão contábil das empresas.

De acordo com a IN RFB nº 2.003/21, são obrigadas a apresentar a Escrituração Contábil Digital:

• • Pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real;
  • Pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que distribuíram lucros acima do limite de isenção;
  • Sociedades em conta de participação (SCP), em situações específicas;
  • Entidades imunes e isentas, com receita superior a R$ 4,8 milhões por ano; e
  • Empresas obrigadas a manter escrituração contábil, mesmo que por exigência societária.

Vale lembrar que empresas optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas, salvo em situações específicas previstas em lei.

A obrigação de entrega da ECD em 2025 continua seguindo os critérios estabelecidos pela Instrução Normativa RFB nº 2.142/2023, encerrando-se o prazo no dia 30 de junho.

Nos casos de extinção, cisão (total ou parcial), fusão ou incorporação, a entrega da ECD deve ser realizada por todas as empresas envolvidas no processo (incluindo as extintas, cindidas, fusionadas e incorporadoras), quando aplicável, pelas sucessoras. O prazo para transmissão é até o último dia útil do terceiro mês subsequente à data do evento societário.

O prazo para transmissão é estabelecido com base na data de ocorrência do fato gerador, conforme descrito a seguir:

I – Caso o evento ocorra no período de janeiro a maio, a ECD deverá ser entregue até o último dia útil do mês de junho do mesmo ano; ou

II – Caso o evento ocorra no período de junho a dezembro, a ECD deverá ser entregue até o último dia útil do mês subsequente ao da ocorrência do evento.

A transmissão da ECD é realizada exclusivamente por meio do Programa Validador e Assinador (PVA) da ECD, disponibilizado pela Receita Federal no portal do SPED. Esse programa permite gerar, validar, assinar digitalmente e enviar o arquivo com segurança jurídica.

No entanto, não basta apenas utilizar o PVA — o sistema contábil da empresa precisa estar devidamente estruturado para gerar os dados conforme as exigências da RFB. Isso significa que não é possível transmitir a ECD sem que haja o devido fechamento contábil do exercício. O sistema deve estar apto a gerar o livro diário, razão e demais demonstrações contábeis de forma completa, consistente e validável.

Além disso, é necessário garantir a assinatura digital com certificado válido tanto do contador responsável quanto do representante legal da empresa. A ausência de estrutura contábil adequada pode inviabilizar a entrega, gerar erros no arquivo ou até impedir a transmissão no prazo legal.

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF), também integrante do SPED, utiliza dados da ECD como base para a apuração do IRPJ e da CSLL. Por isso, quaisquer inconsistências ou erros na ECD podem gerar impactos diretos na ECF, exigindo retificações e abrindo margem para autuações fiscais.

A entrega da ECD exige não apenas organização contábil, mas domínio do regramento vigente e utilização de sistemas especialmente preparados para atender às exigências da Receita Federal.

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